Slechte vergadering kost $400 miljard

Met deze kop trok De Telegraaf de afgelopen dagen de aandacht voor de explosieve kosten die slechte vergaderingen met zich meebrengen in de Verenigde Staten.

Onderzoek onder ruim 8500 werknemers door Doodle toonde aan, dat medewerkers gemiddeld 2 uur per week doorbrengen met nutteloze vergaderingen, met deze kosten tot gevolg.

Verder bleek uit het onderzoek dat de Amerikanen en Britten de grootste ‘vergadertijgers’ zijn en hun vergaderingen gemiddeld 1 uur duren, daar waar de Duitsers het in een half uurtje klaren. Bij de Britten zitten bovendien 3 van de 10 respondenten meer dan 5 keer per week aan een vergadertafel.

Het moge duidelijk zijn: vergaderingen zijn voor velen een bron van ergernis en brengen forse kosten met zich mee.

Sinds 2016 werkt Improvement Profs met de Spectrum Energiemeting®. Met dit instrument laten we medewerkers op uiterst eenvoudige wijze in kaart brengen wat hen, met betrekking tot maximaal 6 gekozen gedefinieerde onderwerpen, energie geeft, wat hen energie kost en de mate waarin.

Met behulp van grafische weergaven wordt vervolgens getoond hoe de beleving van het individu zich verhoudt ten opzichte van de groep van collega’s die de meting eveneens hebben uitgevoerd.

In een follow-up traject dat volledig stoelt op reflectie, zelfreflectie en het leren reflecteren, gaat de groep zelf aan de slag om het energieverlies om te buigen naar energiewinst. De resultaten verbazen ook mij nog regelmatig. De interventies in het follow-up traject lopen parallel aan hun vergaderingen of team-meetings, om 2 redenen:

1. Er is een minimale onderbreking van het primaire proces, immers vergaderd wordt er toch
2. We observeren de medewerkers tijdens hun natuurlijke gedrag

Een onderwerp dat vrijwel altijd door een groep gekozen wordt en waarop ALTIJD een enorm energieverlies wordt ervaren, is het onderwerp: ‘onze vergaderingen’. Nederland vormt klaarblijkelijk geen uitzondering.

Bij 1 van onze grootste opdrachtgevers heeft een groep van 14 medewerkers zich onder andere op dit onderwerp gemeten. Het energieverlies bleek 90% te zijn! Elke vergadering van deze groep, duurde gemiddeld 4 uur en het enige dat als zinvol door hen werd ervaren, was het broodje kroket tijdens de, gratis, lunch….
Er werd gemiddeld elke 4 vergaderd.

Als we nu eens uitgaan van een gemiddeld maandsalaris van € 2.800,00 en een omrekeningsfactor van 1,4 om tot de loonsom te komen, dan komen we uit op een bedrag van € 3.920,00 dat een medewerker de organisatie per maand kost. Gemakshalve laat ik hierbij tal van secundaire arbeidsvoorwaarden zoals auto van de zaak en apparatuur, buiten beschouwing

Uitgaande van een aantal werkbare uren per maand van ongeveer 173 uur, betekent dit dat een medewerker ruim € 22,00 per (vergader) uur kost x 14 medewerkers = € 316,62 per uur. Gemiddeld duurden de vergaderingen 4 uur, dus de directe loonkosten per vergadering bedroegen € 1.266,00
Gemakshalve zijn de kosten door bijvoorbeeld omzetderving buiten beschouwing gelaten. Al na 2 van onze interventies, daalde de vergadertijd van 4 uur naar 2 uur. Dat betekent een directe kostenbesparing van 50%

In de 4e interventie besloot de groep zelf om voortaan voor de vergaderingen alleen nog die collega’s voor de vergadering uit te nodigen, voor wie de vergadering van dat moment ook daadwerkelijk relevant was. In de praktijk betekende dit, dat bij de vergaderingen gemiddeld zo’n 9 personen, in wisselende samenstelling, aanwezig waren.
Dat betekende een verdere besparing van 5 x € 22,00 x 2 uur = € 220,00 en dat elke 4 -6 weken. Per vergadering werd dus al vrij snel een bedrag bespaard van € 853,00

Dit betreft slechts een groep van 14 personen. Ook op tal van andere afdelingen werd en wordt volop veranderd…

Daarnaast werd nog op tal van andere fronten energiewinst geboekt, waardoor mensen meer eigen verantwoordelijkheid gingen nemen, de dialoog aangingen in plaats van voor eigen koninkrijkjes te strijden, constructief naar oplossingen op zoek gingen in plaats van te klagen.

Meer weten over deze aanpak of eens een gratis kennismakingsworkshop bijwonen? Laat het me weten.

Translate »